Trong quá trình làm việc tại một doanh nghiệp, không thể tránh khỏi việc cần sự hỗ trợ từ người khác. Khi muốn nhờ họ giúp đỡ, gửi email là một phương tiện hiệu quả. Nhưng bạn đã biết phải viết gì trong email nhờ giúp đỡ chưa?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc khám phá cách viết email nhờ giúp đỡ thông qua các phần sau:
- Những tình huống cần viết mail nhờ giúp đỡ.
- Hướng dẫn cách viết mail nhờ giúp đỡ khéo léo.
- Bố cục mail nhờ giúp đỡ chuẩn chỉnh.
- Những lưu ý khi viết mail nhờ người khác giúp đỡ.
Việc nhờ sự giúp đỡ từ một người khác tưởng chừng không dễ dàng, nhưng nó lại trở nên đơn giản hơn nếu bạn tuân theo những hướng dẫn trong bài viết này. Cùng bắt đầu ngay nào!
| Nội dung quan trọng |
| – Những tình huống cần viết mail nhờ giúp đỡ: + Sử dụng trong nội bộ công ty (đề xuất sắp xếp phòng họp hoặc dịch vụ đưa đón, liên lạc để yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng, thông báo về thay đổi lịch họp). + Gửi cho khách hàng và đối tác (yêu cầu thông tin hoặc hợp đồng từ đối tác, hẹn cuộc họp và sắp xếp lịch trình, yêu cầu điền phiếu khảo sát, đề xuất một hợp tác). – Cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo khéo léo: + Phần tiêu đề chứa nội dung chính ngắn gọn. + Nội dung nhờ giúp đỡ cụ thể, hướng dẫn phản hồi rõ ràng. + Nêu lên lý do cần sự giúp đỡ. + Thể hiện được sự tương đồng. + Thể hiện lòng biết ơn đối với người nhận mail. + Kết thúc mail và chữ ký. – Bố cục mail nhờ giúp đỡ: + Phần mở đầu: Dear/ Hi, Em chào Anh/ Chị, Kính gửi Anh/ Chị, … + Phần nội dung: Nội dung cần phải rõ ràng và đủ ý để người nhận có thể quyết định chấp nhận hoặc từ chối lời đề nghị của bạn. + Phần kết: Cần có lời chào và cảm ơn, lời chúc, chữ ký của email. – Những lưu ý khi viết mail nhờ giúp đỡ: + Phân biệt rõ To – CC – BCC để gửi thông tin cho đúng người. + Tránh sử dụng tiếng việt có dấu trong tên file và ưu tiên sử dụng font Unicode để đảm bảo đồng nhất trên mọi thiết bị. + Sử dụng phần mềm nén file trước khi đính kèm để giảm dung lượng. + Thận trọng khi sử dụng Reply All để tránh làm phiền những người không liên quan. + Điều chỉnh bố cục và nội dung email cho phù hợp với đối tượng. |
1. Những tình huống cần viết mail nhờ giúp đỡ có thể bạn chưa biết
Với sự phát triển của internet, nhiều công ty đang tích hợp công nghệ số vào quản trị hàng ngày của họ, trong đó email được sử dụng rộng rãi như một công cụ làm việc chính. Dưới đây là một số tình huống cụ thể mà việc gửi email có thể hữu ích:
Sử dụng trong nội bộ công ty:
- Dùng để đề xuất sắp xếp phòng họp hoặc dịch vụ đưa đón cho nhân viên.
- Liên lạc để yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng với khách hàng.
- Thông báo về thay đổi lịch họp.
Gửi cho khách hàng và đối tác:
- Sử dụng để yêu cầu thông tin hoặc hợp đồng từ đối tác.
- Hẹn cuộc họp và sắp xếp lịch trình.
- Yêu cầu điền phiếu khảo sát.
- Đề xuất một hợp tác.
2. Hướng dẫn cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo khéo léo và thuyết phục
Để thu hút sự chú ý và sự hợp tác từ đối tác hoặc đồng nghiệp, việc viết email cần phải được thực hiện một cách khéo léo và thuyết phục. Đây không chỉ là việc truyền đạt thông điệp mà còn là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người nhận.
Hãy cùng khám phá những nguyên tắc cơ bản để viết một email nhờ giúp đỡ hiệu quả và ấn tượng trong nội dung dưới đây.
2.1. Phần tiêu đề chứa nội dung chính ngắn gọn
Tiêu đề của email là phần đầu tiên mà người đọc sẽ chú ý khi mở thư, nó quyết định liệu người đọc có tiếp tục đọc nội dung hay không. Vì vậy, việc tạo ra một tiêu đề hấp dẫn chứa nội dung chính là rất quan trọng, nó thu hút người đọc và giúp họ hiểu ngay vấn đề cần xử lý cũng như dễ dàng phân loại và lưu trữ thư.
Đối với tiêu đề email, cần chú ý viết bằng tiếng Việt không dấu để tránh sự cố về font chữ. Nội dung của tiêu đề cần sắc nét, ngắn gọn và tóm tắt được nội dung chính. Đối với những vấn đề cần sự hỗ trợ ngay lập tức, bạn nên thể hiện mức độ khẩn cấp trong tiêu đề để người nhận có thể hỗ trợ kịp thời.
2.2. Nội dung nhờ giúp đỡ cụ thể, hướng dẫn phản hồi rõ ràng
Khi viết email, đặc biệt là khi bạn yêu cầu sự giúp đỡ, không nên bỏ qua phần nội dung chi tiết sau đây:
Về nội dung:
Trong việc viết email nhờ hỗ trợ, văn phong cần phản ánh sự tôn trọng và khiêm nhường đối với người nhận. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu và câu văn ngắn gọn, mạch lạc để làm cho người đọc cảm thấy thoải mái.
Nếu nội dung dài, bạn hãy chia thành nhiều đoạn để giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin. Hãy tránh việc ngắt đoạn một cách tùy tiện, vì điều này có thể làm mất mạch ý của nội dung.
Về thông tin:
Thông tin quan trọng nên được làm nổi bật bằng cách in đậm hoặc gạch chân để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, việc sử dụng viết hoa không nên quá phổ biến, vì điều này có thể làm mất tập trung và làm cho nội dung trở nên khó hiểu. Hãy sử dụng viết hoa một cách cân nhắc và đúng ngữ cảnh.
2.3. Nêu lên lý do cần sự giúp đỡ
Để thuyết phục người đọc, bạn cần trình bày rõ tình trạng cụ thể mà bạn đang gặp phải và giải thích lý do tại sao bạn cần sự giúp đỡ từ họ, chứ không phải từ ai khác. Điều này giúp họ cảm thấy họ đặc biệt quan trọng.
Lưu ý, tránh sử dụng những từ ngữ hay câu văn mang tính yêu cầu hoặc đòi hỏi. Thay vào đó, hãy diễn đạt một cách khiêm nhường và tôn trọng.
2.4. Thể hiện được sự tương đồng
Vì sao cần thể hiện sự tương đồng trong giao tiếp qua email giữa người gửi và người nhận? Nếu trong email, bạn làm cho người đọc cảm thấy rằng cả hai bên đều đối mặt với cùng một vấn đề và cần sự hỗ trợ của nhau, thì điều này sẽ tạo ra động lực cho người nhận để họ muốn giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Điều này giúp mục đích của email được thực hiện.
2.5. Thể hiện lòng biết ơn đối với người nhận mail
Thể hiện lòng biết ơn một cách chân thành là một yếu tố quan trọng giúp người nhận cảm nhận được tình cảm của người gửi. Điều này khiến cho họ có cảm giác sẵn lòng giúp đỡ bạn với tất cả lòng nhiệt tình, ngay cả trong những hoàn cảnh khó khăn nhất. Vì vậy, đừng quên bày tỏ lòng biết ơn đến người nhận một cách chân thành trong email của bạn.
2.6. Kết thúc mail và chữ ký
Để kết thúc một email nhờ giúp đỡ, bạn có thể sử dụng một số câu chúc để thể hiện sự thân thiện với người đọc, tùy thuộc vào ngữ cảnh và mức độ quan hệ giữa hai bên. Sau đó, bạn cần đưa ra một câu chào kết để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, việc thêm chữ ký là một cách tuyệt vời để giới thiệu về bản thân. Phần này có thể bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ website và các thông tin khác. Điều này giúp người nhận cảm nhận được sự chỉnh chu và chuyên nghiệp của bạn và họ có thể sử dụng thông tin đó để phản hồi lại.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất
- Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
- Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
- Cách viết email xin thực tập chuyên nghiệp kèm mẫu dành cho sinh viên
3. Bố cục mail nhờ giúp đỡ được sử dụng nhiều nhất
Cách sắp xếp bố cục của một email nhờ giúp đỡ là một phần quan trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và trực quan cho thư điện tử của bạn. Sau khi đã hiểu về nội dung cần có trong email, sự chú ý tiếp theo sẽ được đặt vào việc xây dựng bố cục thích hợp. Hãy cùng khám phá chi tiết trong phần thông tin tiếp theo!
3.1. Phần mở đầu
Phần mở đầu của một email là phần đầu tiên mà người nhận đọc và nó thường thể hiện một phần của mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Vì vậy, trong phần này, bạn nên sử dụng các lời chào thân thiện và trang trọng để tạo ấn tượng tích cực với người đọc, ví dụ như:
- Dear/ Hi,
- Em chào Anh/ Chị,
- Kính gửi Anh/ Chị,
3.2. Phần nội dung
Trong phần nội dung của email, việc diễn đạt sao cho dễ hiểu, ngắn gọn và mạch lạc là rất quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến các tiêu chuẩn cơ bản như chính tả và cách sử dụng dấu câu để tránh những lỗi không đáng có và thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉnh chu của mình.
Cần thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự và chân thành trong nội dung. Đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng và đối tác, bạn nên chú ý đến lựa chọn từ ngữ để tránh thể hiện yêu cầu đòi hỏi hoặc ra lệnh.
Nội dung cần phải rõ ràng và đủ ý để người nhận có thể quyết định chấp nhận hoặc từ chối lời đề nghị của bạn. Dưới đây là những nội dung cần được trình bày cụ thể:
- Giới thiệu cơ bản về bản thân.
- Lý do tại sao bạn liên hệ với người nhận.
- Thể hiện sự tôn trọng, chân thành và sự tương đồng.
- Tóm tắt nội dung công việc cần làm.
- Mô tả chi tiết nội dung cần sự giúp đỡ.
- Đề cập đến thời gian mong đợi phản hồi.
- Phần kết thúc email.
Hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ quá thân mật, vì điều này có thể làm cho người nhận cảm thấy không được tôn trọng và gây ra ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.
3.3. Phần kết
Dưới đây là các phần mà bạn nên bao gồm trong phần kết thư của email nhờ giúp đỡ:
- Lời chào và cảm ơn.
- Lời chúc.
- Chữ ký của email.
Như đã nói về lời chào thân thiện ở phần mở đầu, việc kết thúc email cũng nên được viết bằng một câu chào. Đây là cơ hội để bạn gửi đi những lời chào và cảm ơn chân thành để làm cho người đọc cảm thấy được tôn trọng. Chữ ký của email cũng là một phần không thể thiếu, vì nó giúp tăng tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ phía người đọc.
Bạn có thể sử dụng nhiều font chữ và màu sắc khác nhau để làm cho email trở nên hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, cần phải chú ý không nên lạm dụng và phải biết điều chỉnh để tránh làm mất tập trung và gây khó chịu cho người đọc.
Xem thêm:
- Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế
- Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc khéo léo
- Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng
4. Những lưu ý khi viết mail nhờ giúp đỡ mà bạn không bỏ qua
Dưới đây là một số lưu ý bạn cần nhớ khi viết email nhờ giúp đỡ để bài viết của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:
Phân biệt rõ To – CC – BCC:
- To: Gửi thông tin đến người nhận chính.
- CC: Gửi thông tin cho những người có liên quan, nhưng họ sẽ thấy danh sách những người nhận email.
- BCC: Gửi thông tin cho nhiều người có liên quan mà không ai biết về danh sách người nhận email khác.
Không sử dụng tiếng Việt có dấu trong tên file để tránh lỗi font và ưu tiên sử dụng font Unicode để đảm bảo đồng nhất trên mọi thiết bị.
Sử dụng phần mềm nén file trước khi đính kèm để giảm dung lượng, giúp tiết kiệm bộ nhớ cho cả người gửi và người nhận.
Cẩn thận khi sử dụng Reply All vì tất cả người nhận CC đều sẽ nhìn thấy email của bạn. Chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết để tránh làm phiền những người không liên quan.
Nếu người nhận là người nước ngoài, lưu ý đến sự khác biệt văn hóa trong việc viết email nhờ giúp đỡ, điều chỉnh bố cục và nội dung email cho phù hợp với đối tượng.
Kiểm tra lại email về bố cục, câu từ, chính tả, font chữ, file đính kèm trước khi gửi để tránh những lỗi cơ bản, làm mất uy tín cá nhân hoặc công ty.
5. Kết luận
Mình đã gửi đến bạn cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo ấn tượng và thuyết phục. Chắc hẳn, hiện giờ bạn đã tự tin viết mail nhờ giúp đỡ rồi phải không nào?
Khi bạn viết mail nhờ giúp đỡ thật chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được sự giúp đỡ từ khác bạn cần, từ đó giúp bạn giải quyết được vấn đề đang gặp phải xây dựng được mối quan hệ tích cực và mở ra nhiều cơ hội khác trong tương lai.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được chi tiết để biết cách viết mail nhờ giúp đỡ hiệu quả. Đừng quên áp dụng những lưu ý trên để có thể viết một mail thật hiệu quả nhé.
Nếu bạn muốn trau dồi thêm về kỹ năng viết email thật chuẩn chỉnh, bạn hãy thường xuyên ghé thăm chuyên mục Tự học IELTS của Vietop English, tại đây, ngoài cung cấp những cách viết email chi tiết còn cung cấp nhiều thông tin hữu ích khác cho bạn đọc.
Ngọc Hương 
