Bật mí cách viết mail xin nghỉ học thuyết phục

Nhờ sự tiến bộ của công nghệ hiện đại, thay vì viết đơn tay hoặc soạn thảo thư để gửi bản in đến giáo viên, bạn có thể dễ dàng soạn mail xin nghỉ học và gửi trực tiếp vào hộp thư của giáo viên để tiết kiệm thời gian và công sức.

Vậy cách viết mail xin nghỉ học sao cho đầy đủ và thuyết phục? Cùng mình tìm hiểu chi tiết ngay qua các phần sau:

• Mail xin nghỉ học là gì? Khi nào cần viết mail xin nghỉ học?
• Những lý do xin nghỉ học.
• Đối tượng viết mail xin nghỉ học.
• Cách viết mail xin nghỉ học chuẩn chỉnh và những lưu ý khi viết mail xin nghỉ học.

Cùng tìm hiểu ngay nào!

Nội dung quan trọng

– Mail xin nghỉ học là một nội dung được gửi tới giáo viên hoặc cơ quan quản lý của trường học qua email, thông báo rằng bạn không thể tham gia lớp học hoặc các hoạt động học tập trong một khoảng thời gian nhất định vì một lý do nào đó. – Khi gặp những tình huống khẩn cấp hoặc không thể tránh khỏi, như bị ốm hoặc có việc cá nhân mà không thể sắp xếp bạn nên viết mail xin nghỉ học. – Những lý do xin nghỉ học: Lý do về sức khỏe, khám chữa bệnh, du lịch cùng gia đình, … – Đối tượng viết mail có thể là phụ huynh hoặc học sinh/ sinh viên. – Cách viết mail xin nghỉ học chuyên nghiệp: + Tiêu đề mail: Đơn xin phép nghỉ học – Họ và tên của bạn – Lớp hoặc Khóa học. + Phần mở đầu: Kính gửi thầy/ cô (Tên giáo viên/ giảng viên) + Nội dung mail: Thông tin của sinh viên xin nghỉ học như họ và tên, lớp, trường, khoa, mã số sinh viên, … Thời gian xin phép nghỉ học từ ngày … đến ngày … Lý do xin nghỉ học, ghi rõ. Ví dụ: Ốm, có việc bận, tai nạn, nhập viện theo dõi, … Lời cam đoan thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học. + Lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn chân thành và nêu rõ mong muốn nhận được sự phản hồi từ giáo viên trong thời gian sớm nhất.  + Chữ ký: Bao gồm tên của bạn, những thông tin liên lạc như địa chỉ mail, số điện thoại, …  + Đính kèm các giấy tờ liên quan: Phiếu khám bệnh, chứng minh tình trạng khẩn cấp hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan đến lý do xin nghỉ học.  + Mẫu mail xin nghỉ học bằng tiếng Anh và tiếng Việt thông dụng có thể dùng trong nhiều trường hợp.

1. Mail xin nghỉ học là gì?

Gửi mail để xin phép nghỉ học là một phần quan trọng khi đi học, việc này được hiểu là khi phụ huynh hoặc học sinh/ sinh viên xin phép nghỉ trong một hoặc vài ngày. Thay vì viết đơn xin phép bằng tay, họ sẽ soạn mail trực tuyến để tiện lợi và nhanh chóng hơn.

Khi viết mail xin phép nghỉ học, người nhận thường là giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm hoặc ban giám hiệu của trường, tùy thuộc vào cấp độ và quy định cụ thể của từng trường. Việc chọn người nhận phù hợp là quan trọng để đảm bảo thông tin được gửi đến đúng địa chỉ và chính xác.

Trong nội dung mail, cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chính xác và tôn trọng để tạo ấn tượng tích cực. Ghi chú rằng sẵn sàng cung cấp thông tin thêm nếu cần và mong nhận được sự hiểu thông cảm từ phía người nhận.

Việc soạn mail này cần phải linh hoạt và tuân thủ quy tắc và quy định của từng trường học cụ thể. Điều này giúp tạo ra một mail xin phép nghỉ học không chỉ chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự chân thành và trách nhiệm từ phía học sinh hoặc phụ huynh.

2. Khi nào cần phải viết mail xin nghỉ học

Trong quá trình học tập, không ai muốn phải nghỉ học, vì mỗi buổi học đều quan trọng và có thể mang lại kiến thức quý báu. Tuy nhiên, có những tình huống khẩn cấp hoặc không thể tránh khỏi, như bị ốm hoặc có việc cá nhân mà không thể sắp xếp. Trong những trường hợp như vậy, việc viết đơn xin phép nghỉ học và được sự đồng ý của giáo viên là rất quan trọng.

Đối với sinh viên, việc xin phép nghỉ học và được sự đồng ý của giáo viên có thể giúp tránh bị trừ điểm chuyên cần. Trước đây, việc xin phép nghỉ học thường bằng cách viết đơn tay hoặc sử dụng máy vi tính để soạn thảo đơn và gửi trực tiếp cho giáo viên. 

Tuy nhiên, hiện nay, nhiều trường học đã chuyển sang việc xin phép nghỉ học trực tuyến bằng cách gửi mail. Nếu bạn chưa biết cách viết mail xin nghỉ học, hãy đọc kỹ nội dung trong bài viết này.

3. Những lý do thường dùng để xin phép nghỉ học

Lý do chính là yếu tố quyết định trực tiếp việc giảng viên/ giáo viên đồng ý cho sinh viên nghỉ học. Khi lý do là chính đáng, mail xin nghỉ học thường được xem xét và duyệt nhanh chóng. 

Ngược lại, nếu lý do không đủ chính đáng, yêu cầu nghỉ học có thể bị từ chối và sinh viên có thể bị tính là vắng mặt trái quy định, ảnh hưởng đến kết quả học tập của họ.

Có một số lý do thường gặp khi viết mail xin nghỉ học, bao gồm:

• Lý do về sức khỏe: Bị ốm và sức khỏe yếu là lý do hoàn toàn chính đáng khi viết mail xin nghỉ học. Điều này thường được giáo viên hiểu và đồng tình, vì nó là một vấn đề không thể tránh khỏi.
• Có lịch hẹn khám chữa bệnh tại bệnh viện: Lịch hẹn khám bệnh cũng là một lý do được chấp nhận. Trường hợp này không cần phải giải thích chi tiết về tình trạng sức khỏe, vì lịch hẹn đã là lý do đủ chính đáng.
• Du lịch dài ngày cùng người thân hoặc bạn bè: Dù không phải lý do được giảng viên hoan nghênh, nhưng trong một số trường hợp, giáo viên vẫn có thể chấp nhận yêu cầu nghỉ học này của bạn.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất
• Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc khéo léo
• Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng

4. Đối tượng viết mail xin nghỉ học

Viết đơn xin nghỉ học chắc không còn xa lạ với học sinh, sinh viên hay các phụ huynh. Về đối tượng viết đơn xin nghỉ học, có 2 nhóm cụ thể có thể viết đơn này bao gồm: Phụ huynh của học sinh/ sinh viên, bản thân học sinh/ sinh viên.

4.1. Phụ huynh của học sinh/ sinh viên

Thường thì phụ huynh sẽ viết mail xin nghỉ học cho con em của mình, đặc biệt là ở trình độ học sinh cấp 3. Đôi khi, học sinh cấp 3 có thể nhờ phụ huynh viết mail xin nghỉ học nếu họ không tự viết được hoặc đang gặp phải tình huống đặc biệt.

Khi viết mail xin nghỉ học, phụ huynh cần tuân theo một số quy tắc quan trọng sau:

• Đầu tiên, hình thức của lá mail rất quan trọng. Do đó, việc trình bày mail xin nghỉ học cho con cần phải chỉn chu và trang trọng, thể hiện sự tôn trọng đối với giáo viên và giúp việc xem xét yêu cầu trở nên dễ dàng hơn.
• Tiếp theo, lý do viết mail xin nghỉ học phải là lý do thực sự chính đáng. Phụ huynh cần cẩn trọng để không chiều theo mọi yêu cầu nghỉ học của con. Việc này có thể tạo ra thói quen trốn học hoặc phát triển những thói hư tật xấu. 
• Bố mẹ luôn cần nhớ rằng chỉ trong những tình huống đặc biệt như con ốm, có việc gia đình quan trọng hoặc các tình huống khẩn cấp thì mới xin nghỉ học cho con.

4.2. Bản thân học sinh/ sinh viên

Với sinh viên trên 18 tuổi và đã đủ điều kiện trở thành người trưởng thành, việc xin nghỉ học không cần xác nhận từ phụ huynh. Thay vào đó, chỉ cần tuân theo mẫu mail xin nghỉ học được quy định và cung cấp lý do hợp lệ, họ có thể gửi mail xin nghỉ học trực tiếp. 

Các yêu cầu nghỉ học của họ sẽ được xem xét bởi giảng viên và ban giám hiệu của trường, miễn là chúng tuân theo quy định và có lý do chính đáng.

5. Cách viết mail xin nghỉ học cho sinh viên chuẩn chỉnh

Việc viết mail xin nghỉ học đã trở thành một phần quan trọng của quá trình học tập của học sinh/ sinh viên, giúp chúng ta thông báo một cách chính thức về sự vắng mặt và đảm bảo rằng yêu cầu của chúng ta được xem xét một cách công bằng và chính xác. 

Dưới đây là nội dung chi tiết về cách viết mail xin nghỉ học hiệu quả và chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu nào!

5.1. Tiêu đề mail

Chọn một tiêu đề cho mail giúp giáo viên dễ dàng nhận biết nội dung và xử lý yêu cầu của bạn nhanh chóng hơn. Nếu không có hướng dẫn cụ thể từ lớp hoặc trường về cách đặt tiêu đề, bạn có thể sử dụng mẫu sau:

Ví dụ: Đơn xin phép nghỉ học – Họ và tên của bạn – Lớp hoặc Khóa học

5.2. Phần mở đầu

Khi viết mail xin nghỉ học gửi trực tiếp đến giáo viên, bạn cần bắt đầu bằng cách ghi rõ họ tên của giáo viên một cách chính xác và sử dụng từ ngữ lịch sự, lễ phép. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà bạn dành cho giáo viên mà còn tạo ấn tượng tích cực về bạn với họ.

Ví dụ: Kính gửi thầy/ cô (Tên giáo viên)

5.3. Nội dung mail

Đây là phần quan trọng nhất của mail xin nghỉ học. Trong mục này, bạn cần nêu rõ và ngắn gọn lý do cùng thời gian xin nghỉ học. Cuối cùng, đừng quên để lại thông tin liên hệ đề phòng cho những trường hợp giáo viên cần liên hệ gấp.

Cụ thể bao gồm các thông tin như sau:

• Thông tin của sinh viên xin nghỉ học như họ và tên, lớp, trường, khoa, mã số sinh viên,…
• Thời gian xin phép nghỉ học từ ngày … đến ngày …
• Lý do xin nghỉ học, ghi rõ ví dụ: Ốm, có việc bận, tai nạn, nhập viện theo dõi, …
• Lời cam đoan thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với môn học.

5.4. Lời cảm ơn

Trước khi kết thúc mail, hãy bày tỏ lòng biết ơn đến giáo viên bằng một câu lời cảm ơn chân thành. Đồng thời, nêu rõ mong muốn nhận được sự phản hồi từ giáo viên trong thời gian sớm nhất. 

Điều này cho thấy sự đánh giá cao của bạn đối với thời gian và sự quan tâm của họ, nhớ rằng bạn cần sử dụng các từ ngữ lịch sự.

Ví dụ:

Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự phản hồi của cô trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng.

5.5. Chữ ký

Chữ ký là một phần quan trọng của mail và giúp xác nhận danh tính của bạn. Chữ ký thường bao gồm tên của bạn, những thông tin liên lạc như địa chỉ mail, số điện thoại, … 

Ví dụ:

• (Họ và tên của bạn)
• Email: (Địa chỉ mail của bạn)
• Số điện thoại: (Số điện thoại của bạn)

5.6. Đính kèm các giấy tờ liên quan

Phần này rất quan trọng, nó giúp xác thực lý do xin nghỉ của bạn. Vì thế, bạn nên đính kèm các giấy tờ hỗ trợ như phiếu khám bệnh, chứng minh tình trạng khẩn cấp hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan đến lý do xin nghỉ học. Điều này giúp xác minh lý do xin nghỉ học của bạn và tạo sự tin tưởng về tính trung thực của yêu cầu của bạn.

Xem thêm:

• Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
• Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế
• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

6. Mẫu mail xin nghỉ học tiếng Anh và tiếng Việt có thể dùng trong nhiều trường hợp

Hiện nay, có nhiều trường quốc tế và nhiều bạn đang theo học chương trình học tiếng Anh hoàn toàn, vì thế mình sẽ gửi đến bạn mẫu email xin nghỉ học cả tiếng Anh và tiếng Việt để các bạn có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Mẫu mail xin nghỉ học tiếng Anh:

Subject: Application for leave of absence from school – Your full name – Class or Course

Dear teacher/ teacher (Name of teacher/ lecturer),

My name is: (Your full name) – Student number: (Your student number, if any) – Student/ class: (Your class/ class) ).

I would like permission to be absent from school from day … to day … because of (Reason).

I pledge to make every effort to quickly catch up with the lesson content and not skip any content.

Once again, I apologize for this inconvenience and sincerely thank you, I hope I will receive your response as soon as possible.

Best regards,

(Your full name)

Email: (Your email address)

Phone number: (Your phone number)

Mẫu mail xin nghỉ học tiếng Việt:

Tiêu đề mail: Đơn xin phép nghỉ học – Họ và tên của bạn – Lớp hoặc Khóa học

Kính gửi thầy/ cô (Tên giáo viên/ giảng viên),

Em tên là: (Họ và tên của bạn) – Mã số học sinh/ sinh viên: (Mã số học sinh/ sinh viên của bạn, nếu có) – Học sinh/ sinh viên lớp: (Lớp/ lớp học phần của bạn).

Em xin phép được nghỉ học từ ngày … đến ngày … vì (Lý do). 

Em cam kết sẽ nỗ lực để nhanh chóng bắt kịp với nội dung bài học và không bỏ qua bất kỳ nội dung nào.

Một lần nữa, em xin lỗi về sự bất tiện này và xin chân thành cảm ơn thầy/ cô, mong rằng em sẽ nhận được sự phản hồi của thầy/ cô trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

(Họ và tên của bạn)

Email: (Địa chỉ mail của bạn)

Số điện thoại: (Số điện thoại của bạn)

7. Kết luận

Mình vừa gửi đến bạn cách viết mail xin nghỉ học cho học sinh/ sinh viên chuẩn chỉnh. Để thể hiện sự tôn trọng đối với giáo viên, trách nhiệm với việc học tập và tránh bị trừ điểm chuyên cần khi muốn nghỉ học, bạn nên sử dụng mail để xin phép giáo viên.

Từ những hướng dẫn về cách viết mail xin nghỉ học mà mình đã chia sẻ, hy vọng bạn sẽ có đủ kiến thức để viết mail xin nghỉ học với nội dung đầy đủ và thuyết phục. Chúc bạn một ngày học tập tràn đầy nhiệt huyết!

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về bài viết trên, đừng ngần ngại để lại comment bên dưới phần bình luận. Mình và đội ngũ biên tập viên tại Vietop English luôn ở đây, sẵn sàng hỗ trợ bạn đọc mỗi ngày.